O instrumento descritivo deve constar dados sobre o órgão de procedência, órgão de proveniência e datas-limite dos documentos.

A passagem de um conjunto de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário é chamada de transferência.

O Arquivo Nacional baixará instruções normativas quanto à transferência e recolhimento de documentos nas instituições arquivisticas municipais.

Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem estar acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.