O redator de um expediente oficial deve utilizar todos os recursos convenientes para que o texto seja compreendido. Na hipótese de o destinatário da comunicação oficial ser pessoa com baixo grau de escolarização, por exemplo, pode-se empregar linguagem coloquial.

Os textos oficiais devem ser redigidos conforme a norma padrão da língua, isto é, devem primar pelo preciosismo, por meio do emprego de linguagem rebuscada e polida

O tipo de linguagem empregado em comunicações oficiais é denominado padrão oficial de linguagem.

Em geral, a linguagem empregada em comunicações oficiais deve ser própria do meio em que circula, isto é, restrita aos seus usuários

O emprego imotivado de linguagem técnica deve ser evitado em correspondências oficiais