documento arquivístico é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

modelo de referência é um conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas.

preservador de documentos arquivísticos é a entidade responsável pela custódia física e legal dos documentos do produtor, bem como por sua preservação, isto é, proteger e garantir acesso contínuo aos documentos.

migração é a conversão de formatos de arquivo para um elenco gerenciável de formatos apropriados para preservação e acesso.

disponibilidade é o estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.