Classificar significa distribuir indivíduos em grupos distintos, de acordo com os caracteres comuns e diferenciados.

Noção de proveniência dos documentos produzidos e recebidos por uma instituição está ligada à noção de acumulação e não à de recolhimento.

Para a identificação de fundo ou fundos documentais é necessário que a instituição tenha os seguintes requisitos: possuir nome e existência jurídica resultante de lei, decreto etc.; ter atribuições precisas; ter um chefe com poder de decisão; ter subordinação conhecida; ter organização interna e fixa.

A classificação e a ordenação se complementam, as duas fazem parte de um processo intelectual e físico, respectivamente, uma estabelece classes, enquanto a outra dispõe os documentos nas classes estabelecidas.

O desenvolvimento do Plano de Classificação é dado de acordo com os métodos de classificação que foram adotados, podendo ser: numérico, alfabético, alfanumérico, variadex, entre outros.