A custódia de um documento sempre abrange a propriedade legal ou o direito de controlar o acesso a documentos e arquivos.

O arranjo implica apenas os processos físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com princípios arquivísticos.

O fundo refere-se ao conjunto de documentos, vinculados a sua forma e ao seu suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva ao longo de suas atividades e funções.

O ponto de acesso é o nome, termo, palavra-chave, expressão ou código do qual se pode lançar mão para pesquisar, identificar e localizar uma descrição arquivística.

O item documental diz respeito à maior unidade arquivística intelectualmente indivisível.