Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. É uma atividade essencial para a racionalização do ciclo de vida dos documentos que buscam estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, definindo o momento em que poderão ser eliminados ou destinados ao arquivo permanente, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Avaliação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo consiste em um processo muito simples de seleção que pode ser realizado por um único servidor público, apenas considerando as datas de expedição de cada documento.

A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo é um instrumento de orientação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

Entende-se por transferência a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, enquanto recolhimento é a operação pela qual um conjunto de documentos se transfere do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. Convém ressaltar que previamente à eliminação deve ocorrer a seleção dos referidos documentos, que consiste em separar documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo.