O ambiente deve ser limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução.

Deve haver a proibição de fumar e consumir alimentos e bebidas na área de trabalho. Os insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram alimento.

A temperatura e umidade relativa do ar não interferem na manutenção e conservação dos documentos.

Evite o uso de clipes de metal em contato direto com o papel, já que com o tempo eles podem enferrujar. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.