Em situação de comunicação escrita, é preciso que esteja definido quem comunica, o que será ou é comunicado e quem recebe essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (a unidade escolar, por exemplo). O que é comunicado é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público.

Além de princípios como clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal, a redação oficial deve caracterizar-se pela: