Separar a correspondência oficial da que é particular; separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso; encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes; encaminhar os documentos aos respectivos destinos; arquivar uma cópia por assunto no respectivo dossiê.

Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto; arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.

Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas ações ainda não tenham sido concluídas; preencher em duas vias o formulário de recibo; receber de vários setores os documentos a serem distribuídos.

Receber a correspondência por malotes, balcão ou correio; colocar carimbo com numerador ou datador; classificar as cópias de correspondência expedida, anotando o código adotado em todas as cópias.