O ciclo vital dos documentos compreende as idades: inicial, provisória e temporária.

O fato de o documento ter sua frequência de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo de terceira idade.

A possibilidade de determinado documento ser muito utilizado é uma característica de um documento que deve ser encaminhado para o arquivo permanente.

Quanto à natureza dos documentos, os arquivos são especiais ou especializados, sendo os arquivos especializados aqueles de formas diversas, como fotografias, discos, fitas, por essa razão, precisam de cuidados no armazenamento.

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.