A autoridade competente deve justificar a necessidade de contratação e deve definir o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento.

A definição do objeto deve ser detalhada, fundamentada e clara, devem ser evitadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição. Nessa definição devem ser especificadas as condições para a participação no leilão, incluindo taxas e emolumentos.

Dos autos do procedimento devem constar a justificativa das definições do objeto e os indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o orçamento, elaborado pelo órgão ou entidade promotora da licitação, dos bens ou serviços a serem licitados.

A autoridade competente deve designar, dentre os servidores da entidade, o pregoeiro e a equipe de apoio, cuja atribuição inclui o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto ao licitante vencedor.