Prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados.

Eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente.

Intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários. Garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos.

Assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.