No momento do arquivamento de documentos toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente. As operações para arquivamento são as seguintes:

I. Ler o motivo do arquivamento, não contentar-se com o “arquive-se”.

II. Se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o assunto.

III. Se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por consequência, o mesmo código.

IV. Arquivar as pastas suspensas na sequência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para cada código, evitando a classificação “diversa”.

V. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia.

VI. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando internamente o seu conteúdo e não se faz necessário o registro da sua localização.

VII. A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo prejudicam a recuperação do contexto original da informação e dificultam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento (arquivo morto).

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