Denomina-se ata de registro de preços o documento no qual conste os orçamentos dos bens a serem licitados.

O sistema de registro de preços consiste no conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras da administração pública.

Manifesta, junto ao órgão gerenciador, mediante a utilização da Intenção de Registro de Preços, sua concordância com o objeto a ser licitado, antes da realização do procedimento licitatório.

Órgão não participante é o órgão que participou dos procedimentos iniciais e gerencia o procedimento como um todo.

Órgão participante é o órgão que faz a adesão à ata de registro de preços iniciada por outro órgão, que é o gerenciador.