a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos de retenção recomendados.

a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempo que a tabela.

a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos que podem ou não ser eliminados.

a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem relevância administrativa, jurídica e informativa.

ser usada por meio de recursos informatizados.