Belloto (2007) afirma que os documentos de uma determinada unidade administrativa não devem ser separados para efeitos de organização, já que os documentos arquivísticos só têm sentido se relacionados ao meio que os produziu; seu conjunto tem de retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Exclui-se assim sua reunião obedecendo a critérios científicos, artísticos, de entretenimento ou quaisquer outros que não os funcionais/administrativos. Deste modo exclui-se: