Item documental (item) – Documento ou conjunto de documentos, sob qualquer forma física, tratado como uma unidade, e que, como tal, serve de base a uma descrição particularizada.

Unidade de descrição (unit of description) – A menor unidade arquivística intelectualmente indivisível, por exemplo: carta, memorando, relatório, fotografia, registro sonoro.

Forma do documento (form) – Uma classe de documentos distinguida com base em características comuns, físicas (por exemplo: aquarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo: diário, livro diário, borrador).

Catálogo de autoridade – Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

Instrumento de pesquisa (finding aid) – Unidade organizada de documentos agrupados, quer para uso corrente por seu produtor, quer no decurso da organização arquivística, porque se referem a um mesmo assunto, atividade ou transação.