Destinação é a etapa que estabelece a destinação final dos documentos mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.

A fase de produção consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração. Ela prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução.

A fase de tramitação ocorre apenas na gestão de documentos dos órgãos privados.

A fase de utilização inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária.