O controle de qualidade no processamento técnico de captura digital de imagem, conjunto de procedimentos técnicos com o propósito de efetuar a verificação da fidelidade do representante digital em relação ao documento original, deve ser realizado pelos responsáveis pelo arquivamento do documento digital dentro do arquivo permanente.

A digitalização é um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.

O processo de captura digital da imagem deverá ser realizado com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade do representante digital gerado para com o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso do representante digital.

Devem ser criadas ao menos duas matrizes digitais de segurança e uma matriz com processamento de imagem (se for gerada), que devem estar armazenadas fora de linha, ou seja, sem conexão física na rede de dados e recomenda-se que uma cópia esteja armazenada em condições adequadas em instalação diversa e afastada da organização detentora do acervo.