A informação transmitida com clareza colabora para a transparência dos atos administrativos e atende ao princípio da publicidade.

A linguagem utilizada na redação oficial obedece à formalidade da escrita, ao uso da norma culta e ao respeito à hierarquia das autoridades.

Os documentos oficiais obedecem a normas de padronização, regras de forma, tanto na elaboração textual quanto na visual, pois essas normas facilitam a consulta, a leitura e o acesso à informação por qualquer pessoa.

Os textos oficiais tratam de assuntos que correspondem à atuação da administração pública. Quem comunica é sempre o servidor público que assume responsabilidade pelos atos e serviços realizados.