compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funções e atividades por ele desenvolvidas – na perspectiva da estrutura e funcionamento do organismo produtor.

se o organismo produtor de um arquivo for uma entidade, muito provavelmente fontes de informação não estarão no próprio arquivo e sim na Câmara Municipal, correspondendo a documentos relacionados à criação e à instalação da entidade e aos principais momentos de reformulação ou redirecionamento administrativo.

no caso de instituições particulares, assim como ocorre com as instituições públicas, além da legislação, outros documentos de constituição são decisivos (como os estatutos sociais), mas o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo também costuma se apoiar em atas de reuniões, relatórios de atividades, planos de metas e projetos institucionais.

se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa jurídica, as fontes de informação privilegiadas para a realização do estudo de sua trajetória serão os documentos que concentram informações gerais sobre suas atividades econômicas e sociais.

a localização e a consulta das fontes de informação, em geral, podem resultar na reunião mínima de dados que, se sistematizados, permitirão compreender o contexto específico da produção e da avaliação dos documentos do arquivo em tratamento.