Concisão: um redator profissional deve observar o meio-termo: não deve ser prolixo nem excessivamente conciso.

Formalismo: a educação, cortesia e o tom agradável facilitam a comunicação. Deve-se evitar imprimir suspense indesejável e o uso excessivo de conjunções.

Coerência de ideias: enfatizar os pontos-chave de modo conveniente. Realizar a transição natural entre as frases que devem conter sujeito, predicado e complemento.

Exatidão: deve-se evitar palavras vagas, compridas, difíceis, além da capacidade do destinatário. Escapar sobretudo de alguns, quase todos, muito, poucos, há dias. Buscar palavras que quantificam e asseguram a compreensão. O mais importante da carta é o destinatário.