Um SIGAD tem que manter o identificador único do documento, e controlar as diversas versões deste documento.

Um SIGAD tem de representar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e dossiês/processos digitais, não digitais ou híbridos que cumpram os parâmetros da consulta e deve notificar o usuário se o resultado for nulo.

Um SIGAD tem de aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinação de documentos para os documentos não digitais, digitais ou híbridos.

Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas.

Um SIGAD tem de registrar, em cada evento auditado, informações sobre a identidade do usuário, desde que essa identificação esteja de acordo com a política de privacidade da organização e a legislação vigente,