numerar os parágrafos para facilitar as respostas dos assuntos neles tratados, quando os ofícios forem muito extensos.

abordar um assunto em cada ofício, isso porque, abordando mais de um assunto, corre-se o risco de dificultar suas respectivas resoluções, uma vez que cada um pode ter um trâmite diferenciado.

usá-lo para assuntos menos relevantes, tais como solicitar reservas de salas para reunião, solicitar lanches para reuniões, agradecer presença em eventos, etc.

substituí-lo por outros tipos de documentos, tais como o e-mail (que oferece maior agilidade e praticidade), um parecer técnico, um relatório, um cartão de agradecimento, se for o caso, ou ainda um formulário específico para o procedimento.