Um banco de dados é uma ferramenta para a coleta e a organização de informações, podendo armazenar informações sobre pessoas, produtos ou pedidos, por exemplo. Entre os componentes básicos de um banco de dados no Access 2019 BR, um possui as características listadas a seguir, aqui identificado como ALFA.

• ALFA tem uma aparência semelhante à de uma planilha, já que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é bem fácil importar uma planilha para esse componente ALFA do banco de dados. A principal diferença entre armazenar seus dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a forma como os dados são organizados.
• Para obter o máximo de flexibilidade de um banco de dados, os dados precisam estar organizados para que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se o banco de dados armazenar informações sobre funcionários, cada funcionário só precisará ser inserido uma vez em ALFA1, configurado somente para armazenar dados de funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados em ALFA2, e os dados sobre filiais serão armazenados em ALFA3. Esse processo é chamado de normalização.
• Cada linha de ALFA é conhecida como registro, sendo o local onde as informações individuais são armazenadas. Cada registro consiste em um ou mais campos, sendo esses campos correspondentes às colunas de ALFA. Por exemplo, pode-se ter um componente ALFA chamado "Funcionários", em que cada registro (linha) contém informações sobre um funcionário diferente, e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, como nome, sobrenome, endereço e assim por diante. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja ele texto, data ou hora, número ou outro tipo.

Nesse contexto, o componente ALFA é denominado