O documento principal contém o texto que será utilizado na mala direta, formatado de acordo com a estrutura desejada, seja uma etiqueta, uma carta ou um e-mail. Durante a edição do documento principal, a combinação de teclas “Ctrl + Shift + I” é utilizada para indicar a posição na qual os dados da mala direta serão inseridos.

A fonte de dados da mala direta pode ser mantida em vários formatos, incluindo uma planilha do Microsoft Excel ou um slide do Microsoft Power Point no qual todos os dados são separados utilizando ponto-e-vírgula.

Após a especificação da fonte de dados e a edição do documento principal referente a uma carta, é possível visualizar todas as cartas que serão criadas pela mala direta, sendo permitido excluir algumas das cartas cujos destinatários não deverão recebê-las.

Após a geração da versão final da mala direta referente a uma carta, o Microsoft Word 2007 cria um arquivo para armazenamento da mala direta cujo formato é “DOCDB”. Este arquivo contém todas as cartas referentes a cada um dos destinatários, separadas por quebras de páginas.