documentos correntes são aqueles que já chegaram a seu destino ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas esporádicas.

documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados denominam-se provisórios ou transitórios.