As comunicações oficiais escritas devem ser formais, polidas e padronizadas. A polidez consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos.

Há consenso de que as comunicações escritas oficiais devem empregar a norma padrão da língua, em que se observam as regras da gramática formal.

As comunicações que partem de uma entidade devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. A linguagem restrita a grupos específicos deve ser evitada.

A norma padrão não implica linguagem rebuscada, deve haver critério quanto à incorporação de estrangeirismos e neologismos, respeitando as transformações da língua ocorridas ao longo dos tempos.

A linguagem da correspondência oficial precisa ser adequada à região em que será veiculada; para entendimento de todos, precisa respeitar os aspectos linguísticos regionais.