O presidente de uma reunião ordinária solicita o registro documental, de forma resumida, do que se passou, foi dito e decidido na reunião. O documento será posteriormente rubricado em todas as folhas e assinado por todos os participantes.
O documento registrará data, horário e local da reunião, nominará os participantes presentes e as ausências justificadas, fará uma breve descrição, em ordem cronológica dos assuntos tratados, e registrará eventuais formalidades tais como votações e decisões.
Esse documento é denominado