O termo "formato" é definido como modelo de organização de dados destinado a representar uma classe de objetos, sendo que esta representação associa, em geral, um aspecto conceitual e uma ou mais expressões destinadas ao tratamento informático;

No caso dos formatos bibliográficos e catalográficos, as normas do ISBD (International Standard Bibliographic Description) realizam as especificações para os modos de organização e representação de dados para o tratamento informático dos dados, enquanto os formatos MARC (Machine Readable Cataloging) são especificam os aspectos conceituais que são precisadas por regras de catalogação, como o AACR2 (Anglo - American Cataloguing Rules);

Na prática, os formatos de registros bibliográficos eliminaram as dificuldades técnicas e possibilitam a conversão automática sem erros em todos os tipos de casos;

Na importação dos dados, os padrões de registros bibliográficos resolveram o problema da formatação dos arquivos originais ser distinta da formatação do arquivo destinatário, o que resultava em dificuldades relacionadas à reformatação e tratamento dos dados importados;

Há um consenso na interpretação das regras catalográficas, cuja consequência é a existência e adoção de um único padrão de descrição e tratamento informático de documentos.