Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade, não interessando definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecerem a certas regras de forma. Além das exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo ainda certa formalidade de tratamento. Mais do que o correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível, a formalidade diz respeito à polidez e à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

A linguagem dos textos oficiais deve sempre pautar-se pelo padrão culto formal da língua. Ainda assim, é aceitável que nesses textos constem coloquialismos ou expressões de uso restrito a determinados grupos.