Após uma reunião formal, prevista em algum estatuto, por exemplo, deve ser providenciada a ata da reunião. A ata é um documento que relata, sucintamente, tudo o que se passou na reunião e registra todas as decisões tomadas. Tipicamente, a ata possui as seguintes cinco partes, nesta ordem: abertura, legalidade, expediente, ordem do dia e encerramento. A parte da ata que registra o nome dos participantes, as ausências justificadas, os avisos e outros assuntos é a de: