As comunicações oficiais devem usar a formalidade da língua, que diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

A comunicação, mesmo no setor público, é dirigida, em alguns casos, a pessoas comuns, o que permite, nestes casos, o uso de expressões regionais que tenham relação com o cotidiano desse cidadão.

As comunicações oficiais devem observar o padrão culto da língua, ou seja, as regras da gramática formal e o emprego de um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

O texto oficial deve ser conciso, ou seja, transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.