Arquivos Correntes – também conhecidos como Semiativos – são conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos, cujo acesso é liberado ao público.

Arquivos Intermediários – também conhecidos como Ativos – são os que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final; são muito usados pela administração.

Arquivos Permanentes - também conhecidos como Ativos - são os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor, sendo seu acesso restrito à administração.

Tipo de documento é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou e espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Gênero é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado e formato é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.