De acordo com o princípio da proveniência, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também chamado de princípio do respeito aos fundos. Estes não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos.

Já o princípio da organicidade menciona que os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas.

Segundo o princípio da unicidade, os arquivos conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos.

Para o princípio da cumulatividade, os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa etc.).

Pelo princípio da indivisibilidade, decorrente do princípio de respeito aos fundos, relata que os fundos arquivísticos devem ser preservados com dispersão, com mutilação, com alienação, com destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados.