Documentos em curso e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza por atender às finalidades de sua criação.

Documentos que já cumpriram a finalidade de sua criação. São preservados em razão do seu valor probatório, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros.

Documentos que podem ser divulgados antes da sua versão final, isto é, numa versão intermediária.

Documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser consultados para embasar assuntos idênticos.

Documentos elaborados por um intermediário autorizado a cuidar desse serviço em uma determinada empresa.