O ofício deve conter na linha inicial somente os elementos: Tipo e número do expediente. Ex: Of. 123/2016.

Os fechos para as comunicações oficiais são: Respeitosamente, para autoridades superiores à de quem expede o documento e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou inferior.

A finalidade do ofício é a comunicação interna do órgão.

A finalidade do memorando é a comunicação com particulares.

Os ofícios devem ter todas as linhas do corpo do texto numeradas.