A documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e, com isso, permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia.

A legislação brasileira determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor temporário”.

A normalização procura racionalizar a produção, organização e difusão das informações que se encontram na variedade de documentos.

Documento eletrônico é aquele elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maior parte das vezes, em memórias eletrônicas de massa.