Organicidade: os documentos de arquivo são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade, o que os contextualiza no conjunto a que pertencem; assim, os documentos de arquivo se caracterizam pelas relações orgânicas que mantêm entre si.

Unicidade: o documento de arquivo é único no conjunto documental de que faz parte, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar.

Autenticidade: o documento de arquivo é autêntico quando é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

Multiplicidade: um documento de arquivo pode advir de múltiplos contextos, de diversos órgãos da administração e se referir a múltiplos assuntos dentro de uma organização/instituição.

Confiabilidade: o documento de arquivo é confiável quando tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.