utiliza-se como descritor o termo preferido de um vocabulário controlado ou seu sinônimo ou quase sinônimo, cuja decisão cabe ao indexador.

o índice de assuntos é definido como uma listagem de termos em linguagem natural ou artificial, oriunda do sumário da obra.

o assunto é definido como o tema de um documento representado por um conceito ou combinação de conceitos.

a escolha dos termos de indexação de um documento é, em geral, decidida com base nas sugestões dos usuários.

utiliza-se a norma brasileira NBR 14 724, que trata especificamente da determinação de assuntos e seleção de termos de indexação.