O arquivo permanente guarda a documentação mais atual, que é frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.

O arquivo corrente inclui documentos que vieram do arquivo permanente, porque deixaram de ser usados com frequência.

Os arquivos intermediários são conservados nas proximidades das repartições, pois ainda são muito utilizados.

No arquivamento intermediário, encontram-se os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, é esporádico.

Os arquivos permanentes são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram.