No conceito de gestão de documentos, está incluído o conjunto de procedimentos e de operações técnicas que visa a uma administração racional dos arquivos. Há uma fase da gestão de documentos em que o técnico de arquivo deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à instituição, evitando duplicidade e vias desnecessárias. Neste mesmo momento, o técnico deve sugerir a criação e/ou extinção de formulários e opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos, além de apresentar estudo sobre a adequação de recursos reprográficos e informáticos. Essa fase é a