empréstimo: para se controlar melhor os documentos que entram no arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.

classificação: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação adotados pela instituição.

ordenação: é a disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do documento.

arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas já contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificação.

registro: registrar semestralmente, em um livro ou sistema os documentos que darão entrada no arquivo ou no expediente.