refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou guarda permanente.

compõe-se de quatro fases básicas e obrigatórias que incluem a produção, utilização, indexação e destinação que devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas em comum.

restringe-se à avaliação e destinação desenvolvidas mediante a análise da utilização e identificação dos prazos previstos por lei para guarda permanente, eliminação segura ou digitalização.

assume em relação à produção de documentos, papel regulador visando garantir a criação, duplicação e emissão de diversas vias para todos os departamentos produtores e receptores.

inclui as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição, organização e arquivamento em fase permanente.