Uma documentação de qualidade propicia uma maior organização no final do desenvolvimento de um sistema, facilitando modificações e futuras manutenções no mesmo.

Uma documentação reduz o impacto da perda de membros da equipe, porém não reduz o tempo de desenvolvimento de fases posteriores, mas sim reduz o tempo de manutenção e contribui para redução de erros, aumentando a qualidade do processo e do produto gerado.

A criação da documentação não é tão importante quanto a criação do software.

No desenvolvimento de software, são produzidos diversos documentos, dentre eles, documentos descrevendo processos (plano de projeto, plano de qualidade), registrando requisitos e modelos do sistema (documentos de especificação de requisitos, análise e projeto) e apoiando o uso do sistema gerado (manual do usuário, ajuda on-line, tutoriais).

É importante notar que o planejamento da documentação não tem uma estreita relação com o processo de software definido para o projeto.