Importantes para a otimização do tempo, os métodos de arquivamento inseridos no processo de gestão de documentos devem ser simples, flexíveis e permitir expansões. Na Escola Municipal de Ensino Fundamental Princesa Leopoldina, o auxiliar de secretaria, utiliza um método padronizado onde são atribuídas cinco cores diferentes, sendo definida uma cor para cada grupo de letras. O método usado na escola pelo auxiliar de secretaria é o: