Apesar do uso do padrão culto de linguagem ser característica imprescindível de todos os atos e comunicações da Redação Oficial, existem certas comunicações, como o caso do telegrama e do fax, em que a formalidade está dispensada, não sendo então a formalidade uma característica imprescindível de todos os atos e comunicações da Redação Oficial.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

As comunicações oficiais não têm que obedecer a formas pré-estabelecidas, sendo via de regra informais, salvo quando houver determinação legal para tanto, como o caso das leis e dos decretos.

Um texto claro é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.