A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

Sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – permite flexibilidade e total liberdade no uso que se faz da língua, da mesma maneira que ocorre com a literatura, o texto jornalístico, a correspondência particular, etc, pois o importante é que a mensagem seja entendida.

Há sempre um único comunicador (o serviço público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio serviço público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

A redação oficial não é necessariamente árida e infensa à evolução da língua.