Na última fase, caso os documentos contenham informações relevantes, eles podem ser preservados indefinidamente; do contrário, poderão ser eliminados, desde que estejam em conformidade com as normas para a devida preservação dos dados.

Os arquivos correntes são aqueles considerados como de valor secundário, cujas informações serão constantemente utilizadas.

Na fase de arquivo intermediário é importante que o documento fique acessível para consulta e, preferencialmente, próximo de quem os utilizará frequentemente.

Tal metodologia é uma unanimidade do ponto de vista da Arquivologia, não havendo outras teorias relevantes que estabeleçam definições por idades ou ciclo vital.

A primeira idade é a fase correspondente a um momento intermediário no uso da documentação, significando que ele não será mais acessado com tanta frequência, mas, ainda assim, guardará informações necessárias.