Os termos atribuídos pelo indexador têm a função de pontos de acesso, por meio dos quais um documento pode ser localizado e recuperado.

A indexação de assuntos, por consistir na atribuição de cabeçalhos a assuntos, de modo a representar o conteúdo total de itens bibliográficos completos, pode ser considerada uma espécie de catalogação.

O indexador deve realizar leitura integral do documento a fim de apreender seu teor e representar adequadamente seu conteúdo.

Dispor de conhecimento preciso sobre os princípios de indexação é condição suficiente para que o profissional de biblioteconomia realize de forma correta a representação do conteúdo temático dos documentos.

A tradução corresponde à segunda etapa da indexação de assuntos e se refere a toda informação textual de natureza substantiva a ser indexada.